第一章 总则

第一条 为进一步加强各单位相互沟通、交流协作，推进重大事项议事决策的民主化、科学化、规范化，提高管理效率和工作水平，确保各项工作规范、高效、有序开展，结合威尼斯官网实际，特制定本实施细则。

第二章 会议安排

第二条 会议室专门用于召开会议、研讨工作，由综合管理办公室统一管理，负责使用登记与调度等相关内容。集团、校级会议由综合管理办公室指定会务专员安排会议保障；各部门会议由本部门人员负责会务保障、设备调试等工作。

第三条 为避免会议时间发生冲突，各部门内部会议使用会议室需至少提前半个工作日向综合管理办公室申请，并填写《会议室使用登记表》，报综合管理办公室备案，以便统一安排。

第四条 拟定教学周内每单周周三召开校长办公会，双周周三召开中层干部例会。其它会议由综合管理办公室统一协调安排。

第三章 会议要求

第五条 会前明确参会人员。中层领导因故无法参会的应向主管校领导请假并说明理由，校级领导无法参会的应向校长或校长委托主持会议的副校长请假。

第六条 做好会议准备。会议召开前的两个工作日，办公室安排专人负责向各部门、各领导提请征集会议议题，提请会议研究决定的审议性议题，应提供与议题相关的建议方案及说明材料。会议议题需制作会议通知单，经校长审批后，发送给参会人员。

第七条 涉及二级单位的议题，由二级单位准备材料，提前一天报综合管理办公室，凡需汇报人员和列席会议人员，由办公室提前通知。

第八条 做好会议记录，包括文字与影音记录。集团、校级会议纪要起草工作由办公室专人负责，会议纪要由参会校领导会签并存档；部门会议纪要由本部门人员负责起草存档等工作，必要时报综办备案存档。

第九条 会议形成的决定，各部门要认真执行，各分管校领导应按照责任分工督促有关单位认真贯彻落实。办公室负责督查会议决定事项的执行，督促有关单位按要求落实，并定期汇报督查情况。重大事项的落实情况要及时向校长和主管副校长报告。

第四章 附则

第十条 本制度自下发之日起执行。

第十一条 本制度最终解释权归综合管理办公室。